المحاسبة الداخلية أم الاستعانة بمصادر خارجية: أيهما الأنسب لنمو أعمالك؟
المحاسبة ومسك الدفاتر عاملان أساسيان للنمو التجاري. فرجال الأعمال الذين ينجحون في الحفاظ على سجل مالي جيد يقودون مؤسساتهم نحو النجاح. ومع ذلك، تظهر المشكلات عندما لا يمتلك أصحاب الأعمال الصغيرة المقدار المناسب من المعرفة أو المهارات لإعداد الموارد المالية للشركة بشكل فعّال.
كما أدى التقدم التكنولوجي إلى زيادة المهارات والكفاءة لأداء وظائف المحاسبة ومسك الدفاتر من قبل المتخصصين. حيث أصبح التحدي هو العثور على الخيار الأكثر قابلية للتطبيق على أساس احتياجاتهم المالية: المحاسبة الداخلية أم الاستعانة بمصادر خارجية؟
هذه القرارات مهمة لأن المحاسبة المعقدة التي يقوم بها الأفراد دون المعرفة المطلوبة يمكن أن تؤدي إلى نتائج كارثية. لذلك، نستعرض فيما يلي مقارنة شاملة لمساعدتك على موازنة المسار الأنسب لاحتياجات عملك.
الفرق بين المحاسبة الداخلية والاستعانة بمصادر خارجية
- المحاسبة الداخلية: هي عندما تختار الإدارة تعيين فريق محاسبة خاص بها وتكون متاحة كموظف بدوام كامل.
- الاستعانة بمصادر خارجية: تتطلب استخدام محاسب من خلال خدمات طرف ثالث (وكالات أو شركات متخصصة).
تتم مقارنة خيارات المحاسبة هذه وفقًا للمعايير التالية:
1. التكاليف
- الاستعانة بمصادر خارجية: ستختار الشركات الصغيرة الاتجاه نحو الاستعانة بمصادر خارجية للمحاسبة والتي تكون أكثر فاعلية من حيث التكلفة بسبب الخبرة العالية وعدم وجود التزامات لدفع رواتب بدوام كامل، التأشيرات، وغيرها. تتقاضى شركات الاستعانة بمصادر خارجية رسوماً عبر حزم وباقات مختلفة (شهرية أو لكل ساعة) وتقدم خدمات عالية الجودة مع مرونة إضافية لأداء المهام العاجلة.
- المحاسبة الداخلية: يكون تعيين محاسب بدوام كامل أكثر تكلفة حيث سيطلب الموظف رواتب، نفقات عامة، استخدام المعدات المكتبية (مثل أجهزة الكمبيوتر)، تكاليف التدريب، التأمين الصحي، والإجازة مدفوعة الأجر. علاوة على ذلك، يتطلب الأمر وقتاً لإجراء المقابلات والانتهاء من إجراءات التوظيف.
2. مراقبة الجودة ومنع الاحتيال
- الاستعانة بمصادر خارجية: يمكنك الوصول إلى الأفراد ذوي المعرفة العميقة والاهتمام بالتفاصيل وجودة العمل بشكل أكبر. يرجع السبب إلى حرص الوكالات على سمعتها في خدمة العملاء بأمانة للحفاظ على أعمالهم. هذا يمنعهم من ارتكاب أنشطة احتيالية ويدفعهم لاستخدام أدوات مختلفة للتحقق مرة أخرى من أي خطأ.
- المحاسبة الداخلية: إن وجود ضوابط داخلية مناسبة يحمي المعلومات المحاسبية، لكن عادة ما توظف الشركات الصغيرة 2 إلى 3 مُحاسبين فقط، مما يزيد فرصة الاحتيال المتعمد أو الأخطاء البشرية. بينما مع وجود فريق خارجي، يكون من الأسهل تحديد المخاطر المتعلقة بإعداد التقارير والبيانات المصرفية بدقة وموضوعية.
3. إعداد التقارير المالية
- الاستعانة بمصادر خارجية: توفر دعماً وتنظيماً يفوق المحاسبين الداخليين، بالإضافة إلى زيادة دقة ووقت وأداء التقارير المالية.
- المحاسبة الداخلية: تعلن التقارير المالية عن النظرة العامة للشركة وتساعد في اتخاذ القرارات. القضية الرئيسية هي أن المُحاسبين الداخليين يحتاجون إلى التحقق بدقة من المستندات المالية والمعاملات، وغالباً ما يشاركون في واجبات أخرى (مثل الموارد البشرية وإدخال البيانات) مما يشتت تركيزهم ويؤثر سلبًا على وظائف التقارير المالية المهمة للتدفقات النقدية.
4. مستوى الإنتاجية وحجم الأعمال
- الاستعانة بمصادر خارجية: بصفتها شركة صغيرة وناشئة، فإن الاستعانة بمصادر خارجية بمثابة دعم كبير يسمح للموظفين بالتركيز على أنشطة تطوير الأعمال دون القلق بشأن الإجراءات المحاسبية. سيساعد هذا أيضاً على نمو وتطوير الأعمال بكفاءة في المستقبل مع ضمان إعداد تقارير دقيقة.
- المحاسبة الداخلية: المشكلة مع المحاسبين الداخليين هي عبء أداء مهام متعددة وترك مجال أكبر للأخطاء في البيانات المالية الهامة، مما يؤدي إلى قلة الإنتاجية. ومن حيث قابلية التوسع، تتطلب الأعمال التجارية المتنامية ممارسات محاسبية فائقة التركيز، لذا من الضروري تجنب تداخل العمل الذي يحدث داخلياً.
5. الوصول إلى الأدوات المتقدمة وتوافر المُحاسبين
- الاستعانة بمصادر خارجية: عادة ما يكون لدى شركات المحاسبة الخارجية دعم عبر الإنترنت على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع، ولديها إمكانية الوصول إلى البيانات من خلال الأدوات والبرامج المتقدمة التي يديرها مُحاسبون متمرسون لتقديم مسك الدفاتر وتقارير في الوقت المناسب.
- المحاسبة الداخلية: بينما توفر المحاسبة الداخلية فهم العمل عن قرب، إلا أنها قد تكون صعبة أثناء فترات غياب الموظف (مثل الإجازات المرضية)، حيث يتم إلقاء عبء العمل على المُحاسبين الآخرين مما قد يؤدي إلى عدم الدقة والتأخير.
أيهما يوفر قيمة أفضل؟
تعتمد الإجابة كلياً على احتياجات العمل وحجم الشركة. وبالرغم من ذلك، تظهر المقارنة أن الاستعانة بمصادر خارجية في المحاسبة وخدمات تنظيم الدفاتر (مثل خدمات باي فلو) يمكن أن توفر قيمة أكبر للشركات الصغيرة من حيث:
- التكلفة.
- الوقت.
- التوافر المستمر.
- الوصول إلى التقنيات المتقدمة لتقديم نتائج دقيقة.
هذا الخيار من شأنه تخفيف العبء الإداري وتمكين الشركات من التركيز على استراتيجيات خلق المكانة والقيمة للنمو والتطور المستقبلي، خاصة في ظل التحديات الاقتصادية الحالية.
