كل عام، ومع اقتراب نهاية السنة المالية، يعيش رواد الأعمال والمديرون التنفيذيون في السعودية مرحلة يمكن وصفها بموسم "الطوارئ المالية".
فبمجرد أن تنمو الشركة وتتجاوز حجم الشركات الصغيرة جداً والمتناهية الصغر —وهي الشركات التي يُعفيها النظام من تعيين مراجع حسابات إذا تحقّق معياران من ثلاثة (إيرادات أقل من 10 ملايين ريال، أصول أقل من 10 ملايين ريال، أقل من 49 موظفاً)— تبدأ رحلة التعامل مع مكاتب التدقيق، وترتيب الوثائق، وملاحقة الطلبات المتتابعة.
تبدأ المكاتب القانونية بإرسال طلبات التدقيق، وتتضاعف رسائل البريد، والمحاسب الداخلي يكرر السؤال المعتاد: "هل أرسلنا كل الملفات؟".
في الظاهر، التدقيق عملية روتينية لا بد منها.
لكن في الواقع، كثير من الشركات تعاني في هذا الموسم من ضغط نفسي وتنظيمي كبير، ليس لأن التدقيق صعب، بل لأنه غير مُدار بطريقة صحيحة.
إنّ الخطأ الأكثر شيوعاً هو الاعتقاد بأن "المدقق سيتولى كل شيء"، بينما الحقيقة أن المدقق لا يُدير العملية بل يراقبها ويتحقق منها. أما إدارتها اليومية، من جمع البيانات إلى المتابعة المستمرة، فهي تقع بالكامل على عاتق صاحب المشروع أو فريقه المالي.
وهنا يبدأ الضغط الحقيقي: من ملفات غير جاهزة، واستفسارات متكررة، وطلبات إضافية تأتي في أوقات حرجة، لتتحول الأسابيع الأخيرة من السنة إلى سباق مع الوقت.
لكن ما الذي يجعل عملية التدقيق بهذا التعقيد؟
يعتقد الكثير من المؤسسين أن التدقيق القانوني يعني فقط تسليم القوائم المالية لمكتب معتمد، لكن الحقيقة أنّ الواقع أكثر تعقيداً، إذ تتكوّن العملية من مراحل متتابعة، تتطلب تنسيقاً مستمراً وفهماً دقيقاً لتوقعات المدققين والجهات الرقابية.
إليك المراحل الأساسية لأي عملية تدقيق قانوني في السعودية:
1- التحضير الأولي (Pre-audit stage): جمع المستندات المحاسبية الأساسية، ميزان المراجعة، وقيود اليومية، والإيصالات، وسجلات المبيعات والمشتريات، وكشوف البنوك، وغيرها.
2- مرحلة التواصل (Communication): يبدأ المدقق بإرسال قائمة طلبات مبدئية، وهنا تبدأ الأسئلة:
- "هل لديكم مستند إثبات للمورد رقم كذا؟"
- "ما تفسيركم لزيادة المصروفات التشغيلية في الربع الثالث؟"
3- مرحلة الفحص (Testing): يختبر المدقق العينات، ويطلب توضيحات إضافية.
4- مرحلة التقرير النهائي (Finalization): بعد تسوية جميع الملاحظات، يصدر تقرير التدقيق النهائي.
لكن المشكلة ليست في المراحل بحد ذاتها، بل في غياب من يديرها ويُنسقها باحتراف.
من أين يأتي الضغط؟
إنّ الضغط ليس بسبب التدقيق نفسه، بل بسبب تراكم ثلاث مشكلات أساسية:
1. اختيار مدقق غير مناسب
تختار بعض الشركات مكتب التدقيق بناءً على السعر فقط، دون النظر إلى تخصصه أو مدى خبرته في نوع النشاط.
النتيجة؟
- طلبات غير منطقية
- تأخير في الفهم
- تعليقات متكررة
كيف تختار المكتب المناسب لاحتياجاتك وميزانيتك؟
1- ابحث عن التخصص قبل التعاقد:
تنصح الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين (SOCPA) باختيار مكتب تدقيق لديه سجل خبرة في نفس قطاع نشاط الشركة، لأن معايير التدقيق تختلف من نشاط إلى آخر (التقنية، المقاولات، التجزئة…)، ويمكنك التحقق من اعتماد المكتب من خلال منصة SOCPA الرسمية، ومراجعة سجل الترخيص وتاريخ الخبرة.
2- اطلب خطة عمل قبل التعاقد: اطلب من المكتب تقديم خطة تدقيق أولية تتضمن مراحل العمل، وعدد العينات، ومدة التنفيذ. تكشف هذه الخطوة مدى احترافيته وقدرته على فهم طبيعة عملك.
3- افصل بين "السعر" و"القيمة": تذكر أن انخفاض الأتعاب غالباً يعني تقليل الوقت المخصص لمراجعة شركتك، مما يرفع احتمالية وجود ملاحظات في التقرير النهائي، وفي المقابل، اختيار مكتب متخصص يُجنبك طلبات إضافية وتأخيرات لاحقة.
2. غياب إدارة فعالة للتواصل
معظم المؤسسين ليس لديهم الوقت أو الخلفية المحاسبية لتفسير كل ملاحظة يرسلها المدقق، فتتراكم الرسائل ويضيع الوقت في تبادل الاستفسارات بدلاً من الحلول.
قد يستغرق الرد أحياناً على استفسار بسيط يومين أو ثلاثة، فقط لأن "الملف ليس جاهزاً بعد"، ومع مرور الوقت، تتضاعف الطلبات وتصبح العملية مرهقة ذهنياً.
كيف تجعل التواصل مع المدقق أسرع وأكثر احترافية؟
1- عيّن ممثلاً مالياً يتحدث لغة المدققين: لا تحتاج إلى أن تتولى كل المراسلات بنفسك، أنت تحتاج إلى شخص يفهم هذه الطلبات ويعرف كيف يترجمها إلى خطوات تنفيذية فورية، شخص يملك المهارة لتفسير ملاحظات المدقق وتنفيذها بدقة، دون أن تتوقف أعمالك اليومية.
وهذا الدور يمكن أن تؤديه جهة متخصصة مثل باي فلو التي تتولى التواصل نيابةً عنك بلغة احترافية تُرضي الطرفين.
2- حدّد نقطة تواصل واحدة واضحة: توصي الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين (SOCPA) بأن يكون هناك ممثل رسمي واحد للإدارة المالية أثناء عملية التدقيق.
إذ أن وجود أكثر من شخص للرد يخلق تضارباً في المعلومات، بينما وجود مسؤول واحد يختصر الوقت ويزيد وضوح الردود.
3- استخدم أدوات متابعة مركزية: بدلاً من تراسل بريد عشوائي، استخدم نظاماً لتوثيق كل طلب ورد: (Google Sheets / Trello / Notion)، هذا يجعل عملية المتابعة شفافة ويُظهر للمدقق مدى انضباط شركتك.
4- رتّب أولويات الردود حسب أهميتها: ركّز أولاً على الملاحظات الجوهرية (مثل الفروقات البنكية أو الإيرادات)، ثم انتقل إلى التفاصيل الثانوية، هذا التنظيم يختصر دورة التدقيق ويحافظ على علاقتك المهنية بالمدقق.
3. الطلبات الإضافية بعد التسليم
حتى بعد تسليم كل الملفات المطلوبة، يبدأ المدقق عادةً بـ"المرحلة الثانية" وهي مرحلة المراجعة المتعمقة، وفيها تظهر طلبات جديدة بناءً على نتائج الفحص الأولي.
وتستهلك هذه الطلبات الصغيرة وقتاً ضخماً لأنها تتطلب العودة إلى المستندات والبحث والتنسيق بين الأقسام.
كيف تتجنب دوّامة الطلبات المتكررة وتُنهي التدقيق في وقت أقل؟
1- اعتمد أرشفة مالية ذكية وسهلة الوصول: توصي هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) بحفظ السجلات المحاسبية لمدة لا تقل عن سبع سنوات، لكن الأهم هو تنظيمها بطريقة تُسهّل العثور على الوثيقة المطلوبة خلال ثوانٍ.
إذ يقلّل وجود نظام أرشفة إلكتروني مُحكم من الوقت الضائع في البحث عن مستندات مرحلة "ما بعد الفحص".
2- أنشئ "ملف التدقيق السنوي" الجاهز: اجمع القوائم المالية، والعقود، والإقرارات، والكشوف البنكية في ملف واحد مهيّأ مسبقاً. إذ تُقلل هذه الممارسة حجم الطلبات الإضافية بنسبة كبيرة وتزيد ثقة المدقق في جودة بيانات الشركة.
3- طبّق الإغلاق المالي الشهري أو ربع السنوي: عندما تكون حساباتك مغلقة ومنظمة طوال السنة، تقل الأخطاء المؤجلة التي تسبّب طلبات إضافية في مرحلة التدقيق، ويُعد هذا الأسلوب من أفضل الممارسات المحاسبية للشركات الصغيرة والمتوسطة.
4- دع خبيراً يتولى مشروع التدقيق عنك بالكامل: هنا بالضبط يأتي دور خدمة "التواصل مع المحاسب القانوني" التي نقدمها في باي فلو.
إذ نتولى عنك إدارة المشروع كاملاً، من متابعة الطلبات، وتجهيز الردود، ورفع المستندات، وحتى التعامل مع "الطلبات المفاجئة" في المرحلة الثانية.
ورغم أن "إدارة التدقيق" قد تبدو مسألة تنظيمية بسيطة، إلا أن الفرق يصنعه وجود شريك يفهم العملية ويقودها بطريقة منهجية، وهذا ما حدث مع شركة محتوايز للإنتاج الإعلامي، حين واجه مؤسسها أ. خالد تحدياً متكرراً:
كانت عملية التدقيق المالي تستغرق من 3 إلى 4 أشهر كل عام، مما كان يعطّل أعماله ويستنزف وقت الفريق.
ولكن بعد التعاون مع باي فلو اختلفت التجربة بالكامل، فمن خلال إدارة العملية كـ "مشروع مالي متكامل"، وترتيب المستندات، وقيادة التواصل مع المدقق، تم إنهاء التدقيق السنوي خلال شهر واحد فقط.
ويقول أ. خالد عن ذلك:
"سابقاً، كان التدقيق المالي يأخذ مني 3 إلى 4 أشهر. مع فريق باي فلو، تم كل شيء خلال شهر واحد فقط. هذه السرعة هي التي جعلتني أكمل معهم."
هذه التجربة وهذا العمل ليس فقط دليلاً على سرعة الإنجاز، بل على قوة الإدارة المهنية للعملية، إذ يضيف:
"المهام التي كانت تأخذ مني 10 أيام وأحياناً أسبوعين، أصبحت الآن تنجز في وقت أقل بكثير وبجودة أفضل مع باي فلو."
وأنت أيضاً يمكنك الحصول على خدمة التواصل مع المحاسب القانوني، احجز جلستك الخاصة لعرض الخدمة
الضغط الحقيقي ليس في التدقيق، بل في الإدارة
ما تجهله أغلب الشركات الصغيرة هو أن التدقيق يمكن أن يكون تجربة سلسة جداً، لو تم تنظيمها من البداية بأسلوب إدارة المشاريع. التدقيق هو مشروع بحد ذاته، له خطة زمنية، ومهام، ومسؤوليات، ومخرجات.
والطريقة الصحيحة للتعامل معه هي نفس طريقة إدارة أي مشروع آخر:
- تحديد نطاق العمل
- توزيع الأدوار
- تحديد نقطة تواصل واحدة
- مراقبة التقدم
المدقق القانوني ليس "خصماً" بل “شريك تدقيق”، لكن التواصل معه يحتاج لغة واضحة ومنهجية، وهي ما تفتقر إليه أغلب الشركات الصغيرة.
هل ترغب أن ندير عملية التدقيق بالكامل نيابةً عنك؟
في باي فلو ندرك أن أكثر ما يرهق أصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة خلال موسم التدقيق ليس الأرقام نفسها، بل إدارة العملية، من اختيار المكتب المناسب إلى متابعة الطلبات المتكررة.
ولهذا صُمّمت خدمة "التواصل مع المحاسب القانوني" لتكون ذراعك المحاسبي الذي يتولى عنك المشروع من بدايته وحتى حصولك على القوائم المدققة دون أي جهد إضافي منك.
وعند الحديث عن هذه الخدمة، فإن أفضل من يصف أثرها هم العملاء أنفسهم، لذلك يشاركنا أ. خالد، مؤسس محتوايز للإنتاج الإعلامي، تجربته مع باي فلو بعد سنوات من التعامل المباشر مع المدققين:
"إذا كنت تبحث عن محاسب، مدير مالي، ومدير مشروع يهتمون بمحاسبتك على أكمل وجه من حيث الجودة والسرعة، مع الالتزام بجميع المعايير السعودية، فأفضل خيار لك هو باي فلو."
ويضيف بوضوح:
"التعاقد معكم أسرع وأوفر من توظيف محاسب، والأهم هو القدرة على التغيير؛ لو محاسب أخطأ، يتم تغييره لضمان الجودة. هذه المرونة لا تُقدّر بثمن."
كيف نُدير العملية لك من البداية للنهاية؟
1- ترشيح المكتب المحاسبي القانوني المناسب لنشاطك
نبدأ أولاً بفهم نشاطك وقطاعك وطبيعة عملياتك، ثم نرشّح لك مكتب التدقيق القانوني الأنسب، سواء من حيث التخصص أو مستوى الخدمة أو حجم الشركة، لضمان أن يكون المدقق قادراً على التعامل مع طبيعة أعمالك دون طلبات غير ضرورية أو تأخير في الفهم.
2- تعيين ممثل خاص يتولى عنك التواصل والمتابعة
بعد اختيار المكتب، نُعيّن ممثلاً متخصصاً من فريق باي فلو ليكون حلقة الوصل الرئيسية بين شركتك والمحاسب القانوني.
هذا الممثل يتولى:
- استلام جميع ملاحظات المدقق
- تجهيز المتطلبات والردود
- رفع الملفات والمستندات في وقتها
- إبلاغك بكل جديد بشكل دوري وواضح
وبذلك لا تحتاج للتعامل مع المراسلات اليومية أو تفسير الطلبات أو ترتيب الردود، نحن نفعل ذلك كله عنك.
3- إدارة جميع الطلبات والمتابعة حتى إكمال التدقيق بنجاح
نتولى جمع الطلبات المطلوبة منك في مرحلة التدقيق وإرسالها بانتظام إلى مكتب المحاسب القانوني، مع متابعة دقيقة لأي طلبات إضافية قد تظهر خلال الفحص أو بعده، هدفنا هو أن تكتمل العملية بنجاح وبأقل وقت ممكن، دون أن يتعطل فريقك أو تتأثر عملياتك التشغيلية.
باختصار، مع باي فلو، أنت لا تحتاج إلى الدخول في تفاصيل التدقيق القانوني إطلاقاً، نحن نمثّلك، نتابع عنك، ونسهّل لك الطريق حتى تستلم قوائمك المالية المدققة بأقل جهد وأعلى مستوى من الاحتراف.
أخيراً، من الطبيعي أن تشعر بالضغط في موسم التدقيق، لكن الضغط ليس علامة على وجود خلل، بل على نمو شركتك واتساع عملياتها. الذكاء المالي هنا لا يعني أن تتقن المحاسبة، بل أن تعرف متى توكّلها لمن يفهمها أكثر منك. بهذه الخطوة، تختصر الوقت والجهد، وتكسب راحة البال لتقود شركتك بثقة.
في باي فلو، نحن لا نرى أنفسنا كمحاسبين خارجيين، بل كـ مديري مشاريع مالية لشركتك، نتحدث لغة المدقق، ونترجمها بلغة فريقك، ونضمن أن لا تضيع أي معلومة بين الطرفين. قد يبدو التدقيق أمراً إلزامياً، لكن طريق التعامل معه هو ما يصنع الفرق، إما أن يكون موسماً من الضغط والفوضى، أو موسماً من التنظيم والجاهزية والثقة.
دعنا نتولى المتابعة، والمراسلات، وتفسير الملاحظات بالنيابة عنك، ودعنا نتحدث لغة المدققين بلغة احترافية تضمن لك التزام شركتك الكامل وتريح بالك من التفاصيل.
احجز خدمة التواصل مع المحاسب القانوني اليوم، وابدأ موسم تدقيق خالٍ من التوتر.
