إن كنت من أصحاب المشاريع الصغيرة أو المتوسطة فتذكر أن معظم الشركات والأعمال الكبرى كانت يوما ما صغيرة أو متوسطة فعليك بالمعرفة السليمة بأسس الأعمال وادارتها بالسبل العلمية المتعارف عليها والمعمول بها.
ماذا نعني بمسك الدفاتر المحاسبية؟
المقصود بها تسجيل المعاملات المالية، وهو جزء من عملية المحاسبة في الأعمال التجارية. تشمل تسجيل المعاملات وعمليات الشراء والمبيعات والإيصالات والمدفوعات من قبل شخص فرد أو مؤسسة أو شركة.
بمعنى آخر هو عملية تدوين العمليات المالية لأي مشروع أو منشاة في دفاترها واستخراج نتائجها وفقا لمبادئ المحاسبة. ومن أجل فهم أكبر لهذه العملية لابد من معرفة ما هو علم المحاسبة.
قد يهمك أيضاً : كيف تنجح عملية مسك الدفاتر؟
ما هو علم المحاسبة؟
هو علم يشتمل على مجموعة من القواعد والمبادئ والأسس والنظريات التي تستخدم في تحليل وتسجيل وتبويب وتصنيف العمليات المالية من واقع مستندات مؤيدة لها وذلك بهدف التعرف في نهاية السنة المالية على نتيجة أعمال المشروع من ربح أو خسارة ومعرفة مركزها المالي.
أهداف مسك الدفاتر المحاسبية:
تسجيل جميع العمليات المالية التي تحدث في المشروع عند حدوثها.
تبويب وتصنيف العمليات المالية.
استخراج نتائج أعمال المشروع وبيان مركزه المالي.
مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات السليمة.
توفير معلومات تخدم أغراض فئات من داخل المشروع أو خارجه.
تسهيل مهمة المحاسبين لإنجاز مهامهم في وقت وجيز.
تعرف ايضا علي : لماذا يُعد مسك الدفاتر أمرًا حيويًا للشركات الناشئة؟
الفروض المحاسبية الأساسية في عمليات مسك الدفاتر المحاسبية:
- الوحدة المحاسبية
حيث ينظر للمؤسسة بصفة مستقلة عن الإدارة أو الملاّك.
- الاستمرارية
حيث يفترض أن المشروع مستمر في عمله إلى أمد غير محدد ما لم تجد دلائل تعكس ذلك.
- وحدة القياس
يتم تسجيل العمليات في المشروع بوحدة قياس نقدية محددة.
الفترة المحاسبية
يقسم عمر المشروع المستمر إلى فترات دورية ثابتة التي يتعارف عليها بأنها سنة ميلادية واحدة لكل فترة.
ما هو الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر؟
يدور مسك الدفاتر حول تسجيل البيانات المالية وتنظيمها بينما يأخذ المحاسبون هذه البيانات وتفسيرها وتصنيفها وتحليلها واعداد التقارير وتلخيص البيانات المالية ودمج النسب المالية.
والنسب المالية هي أدوات تقارن النتائج في مواضع مختلفة من البيانات المالية، تم تصميم تحليل هذه النسب لاستخلاص استنتاجات بشأن الأداء المالي والسيولة والدعم المالي ومدي كفاءة وفاعلية استخدام أصول الشركة. يستخدم هذا النوع من التحليل على نطاق واسع، لأنه يعتمد بشكل محض على المعلومات الواردة في البيانات المالية، والتي يسهل الحصول عليها عمومًا، بالإضافة إلى ذلك، يمكن مقارنة النتائج بنتائج الشركات القياسية في ذات السوق او في ذات الصناعة او حتى في ذات النطاق الجغرافي.
هذه النسب مستمدة من الدخل والتكاليف الإجمالية في قائمة الدخل، وقياس قدرة الشركة على تحقيق الربح، وأهم هذه النسب هي نسبة الربح الإجمالية ونسبة الربح الصافي.
إن كنت تود مسك دفاتر شركتك بنفسك فعليك معرفة الفروقات بين مسك الدفاتر والمحاسبة في سبعة أوجه:
أولاً:
من حيث التعريف فإن مسك الدفاتر يعرّف بأنه العملية المختصة اساسًا بتحديد المعاملات المالية وقياسها وتسجيلها؛ بينما تعرّف المحاسبة بأنها عملية تلخيص المعاملات وتفسيرها واصدار التقارير عنها.
ثانيًا:
اتخاذ القرار فلا يمكن للإدارة اتخاذ قرارات بناءً على المعلومات المقدمة بواسطة مسك الدفاتر؛ بينما يمكن للإدارة اتخاذ القرارات التجارية اعتمادًا على المعلومات والبيانات المقدمة من المحاسبين.
ثالثًا:
من حيث الهدف، فإن هدف مسك الدفاتر هو الاحتفاظ بسجلات جميع المعاملات بطريقة سليمة ومنتظمة، في حين ان الهدف من المحاسبة هو قياس الوضع المالي وزيادة توصيل المعلومات الى السلطات المختصة.
رابعًا:
من حيث إعداد البيانات المالية فهي ليست جزءًا من عملية مسك الدفاتر في حين أنها –أي عملية اعداد البيانات – تتم خلال العملية المحاسبية.
خامسًا:
من حيث المهارات المطلوبة فإن مسك الدفاتر لا يتطلب أي مجموعة مهارات خاصة؛ بينما تتطلب المحاسبة مهارات خاصة بسبب طبيعتها التحليلية والمعقدة.
سادسًا:
من حيث التحليل فعملية مسك الدفاتر لا تتطلب أي تحليل، أما المحاسبة فهي تستخدم معلومات مسك الدفاتر لتحليل البيانات وتفسيرها ثم تجميعها في تقارير.
سابعًا:
من حيث النوع فهناك نوعان فقط من مسك الدفاتر الاحادي والمزدوج ولكن تتعدد أنواع الحسابات المستخدمة في مسك الدفاتر؛ بينما نجد للمحاسبة انواعاً عديدة
- أنواع الحسابات المستخدمة في مسك الدفاتر المحاسبية:
- حسابات الأصول (الموجودات)
- وتمثل جميع ممتلكات المشروع وموجوداته.
- حسابات الخصوم (الالتزامات)
- التزامات المشروع والتزاماته تجاه الغير.
- حسابات الملكية
- وتمثل رأس مال المشروع والأرباح المحتجزة.
- حسابات المصاريف
- هو المبلغ المدفوع للغير لقاء الحصول على خدمة منهم.
- حسابات الإيرادات
- وهو المبلغ المكتسب من الغير لقاء تقديم خدمة له.
- نظام القيد المزدوج
- كل عملية مالية لها طرفان أحدهما مدين والآخر دائن.
- الأصول و المصاريف
- إذا زادت فهي مدين وإذا نقصت فهي دائن.
- الخصوم و الإيرادات
- إذا زادت فهي دائن وإذا نقصت فهي مدين.
- أهمية استخدام المحاسبين في عملية مسك الدفاتر والمحاسبة في الأعمال الصغيرة:
- تعد المحاسبة بالنسبة للكثيرين من أصحاب الأعمال أحد العناصر الأقل متعة في جدول أعمالهم، ولتفادي هذه الهواجس والعمل بثقة لبلوغ ذروة النجاح وتحقيقًا لهذه الغاية فإن وجود المحاسب المالي أمر يضمن نجاح أعمالك بشكل كبير، ويساعد في ضمان ألا يكون عملك ضحية لخطأ مالي غير مقصود، كذلك فإنه يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد.
- فمثلا لابد من أنك عليم بمدى أهمية إغلاق الأمور المالية شهريا، وأنك كلما أجلت إغلاق الدفاتر حتى بعد نهاية الشهر ستجد صعوبة في إغلاقها.
- ربما مررت بهذه المشكلة من قبل. لقد مضى عام كامل، وحان وقت تحصيل ضرائبك، لكنك لم تكن تحتفظ بسجلات مناسبة، وعليك الآن أن تمضي شهري فبراير ومارس في تعقب السجلات. وأثناء إعادة تخطيط استخدام أموالك، تكتشف وجود نفقات غير ضرورية ومفاجآت باهظة الثمن. الأسوأ من ذلك، قد تدرك أنك في موقف أكثر خطورة مما كنت تتوقع. لحسن الحظ يمكنك تجنب ذلك باتباع قاعدة بسيطة ألا وهي إغلاق دفاترك شهريا.
- ونحن في Pi Flow نضمن لك تقديم خدمات محاسبية احترافية وبأقل الأسعار، فقد حظينا بعملاء يشهدون بجودة خدماتنا التي مكنتهم من الاستمتاع برحلتهم في عالم الأعمال، وفوق ذلك فهي خدمات محاسبية عن بعد أينما كان موقع شركتك الناشئة.
- أغلق دفاترك شهريًا، تتبع إيراداتك ونفقاتك بدقة، وتأكد من ضمان مطابقة ميزانيتك العمومية لما هو موجود بالفعل في حسابك المصرفي. للقيام بذلك، تحتاج إلى وجود سياسة واضحة مع المحاسبين الداخليين أو الخارجيين. والأهم من ذلك يجب عليك تطبيق هذه السياسة وتتبع الامتثال لها.
- وباعتبارك مالكًا لأعمال صغيرة، فأنت تتحمل عبء عملك بالكامل على كتفيك. لكن في بعض الأحيان يكون العبء ثقيلًا جدًا. إذا كنت لا تتمتع بالتمويل، فهذا واحد من أكثر الضغوط التي يمكن التحكم فيها والتي يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية فيها. هناك العديد من موفّري الخدمات الذين يمكنهم مساعدتك في كل شيء وبأقل التكاليف، بدءًا من مسك الدفاتر وكشوف المرتبات إلى استخدام النماذج المتطورة، كمنصة Pi Flow التي تقدم خدمات مسك الدفاتر وكثير من الخدمات المالية الأخرى.
- هناك نوعان رئيسيان من موفّري الخدمات الذين يمكنك الاستعانة بهم:
- عادةً ما تساعدك شركات المحاسبة الخارجية على تقديم الخدمات اللوجستية الروتينية للأعمال، مثل مسك الدفاتر وكشوف المرتبات وتسديد النفقات وإعداد التقارير وغير ذلك الكثير. تحصل هذه الشركات عادةً على أتعاب مقدمًا بناءً على توسُّعك وبالتالي يمكنهم النمو معك، وستتمكن الشركة من زيادة توسعك إلى أن تصبح مستعدًا لتوظيف محاسب عن بعد يدير لك جميع أعمالك المحاسبية.
- الخيار الآخر هو المديرون الماليون الجزئيون. وهم عادةً المديرون الماليون السابقون داخل المنشأة الذين قرروا حاجتهم إلى المزيد من المرونة في حياتهم. يمكن للمدير المالي غير المتفرغ أن يتصرف، في بعض الأحيان، بشكل مشابه لشركة محاسبة خارجية، أو يمكنه التركيز على المزيد من المسائل المالية الاستراتيجية، مثل متى وكيف يتم جمع رأس المال الخارجي.
- سيعتمد ما تحتاجه على مدى تعقيد عملك. ومع ذلك، يمكنك تشكيل فريق خارجي، فامتلاك مثل هذه الموارد أمر ضروري.
- لم تصبح رائد أعمال لتكون محاسبًا، ولكنك لا تزال بحاجة إلى فهم سلامة عملك.
- من جراء خبرة سنوات عديدة رأينا أن نقول لك لا تستهن بالتدقيق في حساباتك المالية مهما كان حجم شركتك. والتدقيق في أمورك المالية هي عملية إنشاء شركة محاسبة خارجية ومراجعة الميزانية العمومية والبيانات المالية وعمليات المحاسبة. وقد يبدو التدقيق في الأمور المالية مثل شيء تفعله فقط إذا كنت تواجه مشكلة أو إذا كنت مالك شركة كبيرة، لكن هذا بعيد تمامًا عن الحقيقة؛ فمراجعة ميزانيتك العمومية مهما كانت صغيرة ومهما خلا بالك من المشاكل فهي عملية تنويرية تكشف الحقائق ومواقف الأعمال وتستشرف المستقبل.
