دليلك الشامل لمسك الدفاتر والمحاسبة: كيف تدير أموال مشروعك الناشئ بذكاء؟
إن كنت من أصحاب المشاريع الصغيرة أو المتوسطة، فتذكر أن معظم الشركات والأعمال الكبرى كانت يوماً ما صغيرة أو متوسطة، لذا عليك بالمعرفة السليمة بأسس الأعمال وإدارتها بالسبل العلمية المتعارف عليها والمعمول بها لضمان النمو والاستدامة.
ماذا نعني بمسك الدفاتر المحاسبية؟
المقصود بمسك الدفاتر هو تسجيل المعاملات المالية، وهو جزء لا يتجزأ من عملية المحاسبة في الأعمال التجارية. تشمل هذه العملية تسجيل المعاملات وعمليات الشراء والمبيعات والإيصالات والمدفوعات سواء من قبل فرد أو مؤسسة أو شركة.
بمعنى آخر، هو عملية تدوين العمليات المالية لأي مشروع أو منشأة في دفاترها واستخراج نتائجها وفقاً لمبادئ المحاسبة. ومن أجل فهم أكبر لهذه العملية لابد من معرفة ما هو علم المحاسبة.
قد يهمك أيضاً : كيف تنجح عملية مسك الدفاتر؟
ما هو علم المحاسبة؟
هو علم يشتمل على مجموعة من القواعد والمبادئ والأسس والنظريات التي تستخدم في تحليل وتسجيل وتبويب وتصنيف العمليات المالية من واقع مستندات مؤيدة لها، وذلك بهدف التعرف في نهاية السنة المالية على نتيجة أعمال المشروع من ربح أو خسارة ومعرفة مركزها المالي.
تعرف ايضا علي : لماذا يُعد مسك الدفاتر أمرًا حيويًا للشركات الناشئة؟
أهداف مسك الدفاتر المحاسبية
- تسجيل العمليات: توثيق جميع العمليات المالية التي تحدث في المشروع وقت حدوثها.
- التبويب والتصنيف: تنظيم العمليات المالية في فئات محددة.
- استخراج النتائج: بيان نتائج أعمال المشروع وتوضيح مركزه المالي.
- دعم اتخاذ القرار: مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات السليمة بناءً على بيانات دقيقة.
- توفير المعلومات: خدمة أغراض فئات متعددة سواء من داخل المشروع أو خارجه.
- تسهيل العمل: مساعدة المحاسبين لإنجاز مهامهم في وقت وجيز.
الفروض المحاسبية الأساسية
تعتمد عمليات مسك الدفاتر المحاسبية على عدة فروض أساسية:
- الوحدة المحاسبية: حيث يُنظر للمؤسسة بصفة مستقلة تماماً عن الإدارة أو الملاّك.
- الاستمرارية: يفترض أن المشروع مستمر في عمله إلى أمد غير محدد ما لم توجد دلائل تعكس ذلك.
- وحدة القياس: يتم تسجيل العمليات في المشروع بوحدة قياس نقدية محددة.
- الفترة المحاسبية: يقسم عمر المشروع المستمر إلى فترات دورية ثابتة يتعارف عليها بأنها سنة ميلادية واحدة لكل فترة.
ما هو الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر؟
يدور مسك الدفاتر حول تسجيل البيانات المالية وتنظيمها، بينما يأخذ المحاسبون هذه البيانات لتفسيرها وتصنيفها وتحليلها وإعداد التقارير وتلخيص البيانات المالية ودمج النسب المالية.
إن كنت تود مسك دفاتر شركتك بنفسك، فعليك معرفة الفروقات الجوهرية بين مسك الدفاتر والمحاسبة في سبعة أوجه:
- التعريف: مسك الدفاتر هو العملية المختصة بتحديد المعاملات المالية وقياسها وتسجيلها؛ بينما المحاسبة هي عملية تلخيص المعاملات وتفسيرها وإصدار التقارير عنها.
- اتخاذ القرار: لا يمكن للإدارة اتخاذ قرارات بناءً على المعلومات المقدمة بواسطة مسك الدفاتر فقط؛ بينما يمكن للإدارة اتخاذ القرارات التجارية اعتماداً على التحليلات المقدمة من المحاسبين.
- الهدف: هدف مسك الدفاتر هو الاحتفاظ بسجلات جميع المعاملات بطريقة سليمة ومنتظمة، في حين أن الهدف من المحاسبة هو قياس الوضع المالي وتوصيل المعلومات إلى الجهات المختصة.
- إعداد البيانات المالية: ليست جزءاً من عملية مسك الدفاتر، في حين أنها تتم خلال العملية المحاسبية.
- المهارات المطلوبة: مسك الدفاتر لا يتطلب مهارات تحليلية معقدة؛ بينما تتطلب المحاسبة مهارات خاصة بسبب طبيعتها التحليلية.
- التحليل: عملية مسك الدفاتر لا تتطلب أي تحليل، أما المحاسبة فهي تستخدم معلومات مسك الدفاتر لتحليل البيانات وتفسيرها.
- الأنواع: هناك نوعان فقط من مسك الدفاتر (الأحادي والمزدوج)، بينما نجد للمحاسبة أنواعاً عديدة ومتشعبة.
أنواع الحسابات وقاعدة القيد المزدوج
تتعدد أنواع الحسابات المستخدمة في مسك الدفاتر المحاسبية لتشمل:
- حسابات الأصول (الموجودات): وتمثل جميع ممتلكات المشروع وموجوداته.
- حسابات الخصوم (الالتزامات): التزامات المشروع وتعهداته تجاه الغير.
- حسابات الملكية: وتمثل رأس مال المشروع والأرباح المحتجزة.
- حسابات المصاريف: المبلغ المدفوع للغير لقاء الحصول على خدمة منهم.
- حسابات الإيرادات: المبلغ المكتسب من الغير لقاء تقديم خدمة له.
نظام القيد المزدوج
يعتمد النظام المحاسبي على قاعدة أن كل عملية المالية لها طرفان، أحدهما مدين والآخر دائن:
- الأصول والمصاريف: طبيعتها مدينة؛ إذا زادت فهي مدين وإذا نقصت فهي دائن.
- الخصوم والإيرادات: طبيعتها دائنة؛ إذا زادت فهي دائن وإذا نقصت فهي مدين.
أهمية الاستعانة بالمحاسبين في الأعمال الصغيرة
تعد المحاسبة بالنسبة للكثيرين من أصحاب الأعمال أحد العناصر الأقل متعة، ولتفادي الهواجس والعمل بثقة، فإن وجود المحاسب المالي أمر يضمن نجاح أعمالك بشكل كبير، ويساعد في ضمان ألا يكون عملك ضحية لخطأ مالي غير مقصود.
ضرورة الإغلاق الشهري للدفاتر
لابد أن تكون عليماً بمدى أهمية إغلاق الأمور المالية شهرياً. كلما أجلت إغلاق الدفاتر، ستجد صعوبة متزايدة في ضبطها. التأخير قد يضعك في مواقف حرجة عند تحصيل الضرائب أو اكتشاف نفقات غير ضرورية بعد فوات الأوان. القاعدة الذهبية هي: أغلق دفاترك شهرياً، تتبع إيراداتك ونفقاتك بدقة، وتأكد من ضمان مطابقة ميزانيتك العمومية لما هو موجود بالفعل في حسابك المصرفي.
خيارات الاستعانة بمصادر خارجية
باعتبارك مالكاً لأعمال صغيرة، قد يكون العبء ثقيلاً جداً. إذا لم تكن تتمتع بالخبرة المالية، فهذا أحد أكثر الضغوط التي يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية فيها. هناك نوعان رئيسيان من موفري الخدمات:
- شركات المحاسبة الخارجية: تساعدك على تقديم الخدمات اللوجستية الروتينية للأعمال، مثل مسك الدفاتر وكشوف المرتبات (مثل Pi Flow). تحصل هذه الشركات عادةً على أتعاب بناءً على حجم أعمالك وتنمو معك.
- المديرون الماليون الجزئيون (Fractional CFOs): هم مديرون ماليون سابقون يعملون بمرونة. يمكنهم التركيز على المسائل المالية الاستراتيجية، مثل توقيت وكيفية جمع رأس المال الخارجي.
لم تصبح رائد أعمال لتكون محاسباً، ولكنك لا تزال بحاجة إلى فهم سلامة عملك. لا تستهن بالتدقيق في حساباتك المالية مهما كان حجم شركتك؛ فهي عملية تنويرية تكشف الحقائق ومواقف الأعمال وتستشرف المستقبل.
